En el año 2021 la municipalidad a través del departamento de calidad diseñó un sistema de gestión original, único a nivel país que permite desde cualquier dispositivo con conexión a internet, crear documentos, digitalizar solicitudes, realizar revisiones en línea, firmar electrónicamente y realizar seguimiento en tiempo real, prototipo que a la fecha ya cuenta con más de 360 usuarios municipales y 21.300 documentos tramitados.

Con el objetivo de agilizar los tiempos de tramitación de documentos, reducir las impresiones de papel y aumentar la seguridad en el resguardo de documentación municipal, el departamento de calidad de la municipalidad de Padre Las Casas, en el marco de la implementación de la Ley N° 21.180 de Transformación Digital del Estado, diseñó y desarrolló, con la contribución de funcionarios y  funcionarias de las diferentes direcciones municipales, una herramienta de gestión original denominada, “sistema de gestión documental” la cual entró en funcionamiento en mayo del año 2022 y que a la fecha ya cuenta con más de 360 usuarios del área Municipal y 21.300 documentos tramitados.

Este sistema web permite acceder a él desde cualquier dispositivo con conexión a internet, crear documentos, tales como decretos alcaldicios, oficios, memorándum e informes. A su vez, permite digitalizar solicitudes en papel, realizar revisiones en línea, firmar electrónicamente y realizar seguimiento en tiempo real a los documentos.

El diseño y desarrollo del Sistema de Gestión Documental de la Municipalidad de Padre Las Casas, se incorpora en el “Plan de Mejoras año 2021” que lidera el Departamento de Calidad Municipal, a raíz de la aplicación del Diagnóstico Nacional Calidad de Gestión Municipal año 2020, de la SUBDERE. El trabajo tuvo una duración de 8 meses, solo en su etapa de desarrollo, con un costo de $17.967.000, financiados a través del Fondo de Incentivo al Mejoramiento de la Gestión Municipal (FIGEM).

En abril de 2021 se comenzó con el levantamiento de requerimientos del nuevo sistema acorde a las necesidades propias de la Municipalidad de Padre Las Casas, donde participaron activamente funcionarios de las diferentes direcciones municipales. Posteriormente, se contrató a una empresa que se encargó del desarrollo del sistema, quien comenzó su trabajo de ejecución en julio de 2021, finalizando en marzo de 2022. En mayo del mismo año se pone en marcha el sistema en la municipalidad, luego de las capacitaciones de uso realizadas al personal municipal.

CONEVENIO DE COLABORACIÓN

A finales del año 2022, la Municipalidad de Purranque se contactó con la Dirección de Calidad y Gestión de Servicios de Padre Las Casas, para conocer sobre este sistema pionero de gestión documental y evaluar la posibilidad de replicar su utilización en la Municipalidad de Purranque. Luego de diversas conversaciones nace la iniciativa de suscribir un convenio de colaboración entre ambos municipios para facilitar el intercambio de esta herramienta de gestión y conocimientos.

Con el objetivo de firmar este convenio estratégico, el alcalde de Padre Las Casas, Mario González junto a una delegación municipal liderada por Claudio Quilaqueo, director de la dirección de gestión y calidad de servicios, viajaron hasta la comuna de Apurranque en la región de los Lagos para reunirse con su par, el acalde Cesar Crot y hacer entrega oficial de este sistema informático único e innovador creado por la municipalidad de Padre Las Casas.

Al respecto el alcalde de Padre Las Casas, Mario González, dijo que, “con mucha alegría hemos venido junto a una delegación de funcionarios municipales hasta la comuna de Apurranque a compartir con nuestro colega alcalde, Cesar Crot, con el objetivo de aportar en este espíritu de colaboración y ayuda entre nosotros los municipios más pequeños, donde hicimos entrega de este sistema informático que les va a permitir acelerar los tiempos de tramitación de documentos, un software original y único a nivel país, creado y desarrollado por profesionales del municipio de Padre Las Casas que hoy está al servicio de las diferentes comunas y por cierto de nuestro país y que sin duda nos permitirá posicionarnos como una comuna innovadora en proceso de mejora continua”

Por su parte la primera autoridad de la comuna de Purranque, Cesar Crot, quién agradeció el espíritu colaborativo del municipio de Padre Las Casas, señaló que, “ en primer lugar quisiera agradecer a toda la comuna de Padre Las Casas, a esos hombres y mujeres de trabajo que quieren el progreso de su comuna, partiendo por su alcalde, Mario González, quien junto a su equipo, en esa postura de convocar a todos los municipio con espíritu colaborativo nos han entregado la posibilidad de que nosotros también nos modernicemos, en el contexto de también entregar un mejor servicio mucho más rápido y proactivo para nuestra comunidad. Agradecido de poder contar desde hoy con este sistema digital de documentación que sin duda nos facilitará nuestra gestión municipal y, por ende, beneficiará a los más de 20 mil habitantes de la comuna Purranque”.